כאשר באים לבחור מערכת גיוס, אנו צריכים לחשוב מה המטרה שלנו, מה אנו רוצים להשיג באמצעותה, ולפי כך להתאים את המערכת אלינו. ישנם אינספור מערכות גיוס, ואם נטמיע מערכת גיוס שלא מתאימה לארגון שלנו, לא רק שהיא לא תיתן את המענה הרצוי אלא היא עלולה אף להזיק לנו. אי התאמתה של המערכת יכול לגרום לעומס עבודה בארגון, ועובדי הארגון יאלצו למצוא דרכים לעקפה עד שיחליטו להחליפה באחרת. ברצוננו למנוע אפשרות כזו ולכן הבאנו כאן כמה נקודות אליהן כדאי לשים לב כאשר בוחרים מערכת גיוס.

כדי שנוכל לדעת איזו מערכת גיוס עלינו לבחור, נסקר את התכונות החשובות שתוכנת גיוס אמורה לכלול. התכונה הראשונה המהווה בסיס לכל המערכת היא יכולתה לקלוט באופן רציף מועמדים חדשים ללא התערבות אנושית, כלומר חייבת להיות קיימת במערכת האפשרות לקלוט באופן רציף, בכל שעות היממה קורות חיים של עובדים פוטנציאליים, זאת משום שברגע בו מופץ קורות חיים של מועמד, תיתכן האפשרות שכעבור מספר רגעים המועמד יהפוך ללא רלוונטי, על כן רצוי שאנו נגיע אליו ראשונים.

התכונה השנייה, שחשובה לא פחות היא יכולת המערכת לדלות אוטומטית מתוך קורות החיים את פרטי התקשרות המועמד ומידע עקרוני עליו, כגון: תארים, ניסיון מקצועי ופרטים בסיסים שהם טלפון, דוא"ל ונייד. רצוי שזה יעשה בצורה אוטומטית המהירה יותר מידנית וחשופה פחות לשגיאות.

התכונה השלישית היא היכולת של המערכת לאתר כפילויות של קורות החיים. הסטטיסטיקה טוענת כי 30% מכלל קורות החיים המגיעים לארגון הם עותקים של קורות חיים הקיימים כבר במערכת. כפילויות של קורות החיים נגרמות לרוב כתוצאה מרצון המועמד להיות בטוח שקורות חייו אכן הגיעו, ולפעמים הכפילות נגרמת בעקבות שינוי הניסוח שלהם מעט כדי להתאימם למשרה שונה שהוצעה או לעיתים כיוון שהמועמד צבר ניסיון נוסף או למד עוד קורס/ תואר עם הזמן. במצב כזה על המערכת מוטלת התפקיד לאחד את כל פרטי הגרסאות ולשמרם תחת אותו שם מועמד.

את התכונה הרביעית נכנה בשם איתור מועמדים הנעשה בצורה אפקטיבית ומהירה, תכונה זו נותנת את האפשרות לאתר מהר בעזרת תוכנת חיפוש שהינה משתמשת בבינה מלאכותית. דוגמאות למערכת חיפוש כזו היא מערכת הפועלת על מנוע חיפוש מורפולוגי, חיפוש היודע לחפש לפי הטיות שונות, או מנוע חיפוש סמנטי, בה המערכת מצליחה להבין את הקשר המילים. בעזרת חיפוש זה נצליח להגיע למועמדים רלוונטיים יותר.

התכונה החמישית והאחרונה, היא אפשרות שיוך המועמד למשרה הרלוונטית עבורו. הכוונה היא כי על המערכת גיוס למצוא את המועמד המתאים לקריטריון של המשרה המוצעת, ולשייך אותו באופן אוטומטי למשרה זו, גם אם אותו המועמד לא שלח את פרטיו דווקא למשרה ספציפית זו.

לאחר שסקרנו את כל התכונות החשובות, וכעת כשהנכם יודעים מה מערכת זו צריכה לכלול, הנכם יכולים לצאת לדרך, ולבחור בעבורכם את המערכת המתאימה והנכונה לכם.