בעת התקנת המערכת עליכם לבדוק לא רק את איכות המערכת, תכונותיה, פתרונותיה ותפקידה, אלא לוודא כי היא מתאימה עבור החברה שלכם, ועם שאר מערכות החברה. עליכם לוודא כי היא מתאימה למיתוג של החברה. ואם נסכם זאת במילים פשוטות יותר צריך לראות כי יישומה תעבור בצורה חלקה ונכונה. 

אז מהם הנקודות החשובות שאליהם כדאי לנו לשים לב?  הדברים החשובים ביותר הם השירות שהחברה המספקת מציעה, האם היא כוללת את הדברים הבאים: תכנון, עיצוב, התקנה, לוקליזציה ואינטגרציה? נסביר ונפרט מה פירוש כל דבר.

התכנון והעיצוב כולל בתוכו את ההתאמה האישית שהחברה מספקת ללקוח, חשוב שהיא תספק מגוון אפשרויות התאמה של המערכת לארגונים השונים, כלומר שיהיה אופציה מתאימה לכל לקוח ולקוח, ולא מבנה אחיד עבור כולם. שהמערכת תפעל בצורה איכותית המשקפת את מראה החברה, את הלוגו והצבעים בהם היא משתמשת, כך שהשילוב יתבצע באופן המושלם.

 על יישום המערכת להיעשות בצורה זריזה, המאפשרת ללקוח להשתמש וליהנות מיתרונות המערכת, בשביל שדבר זה יקרה רצוי כי המערכת תתבסס על  טכנולוגיית Saasהמעניקה את הפונקציות והעדכונים החדישים ביותר. טכנולוגיה זו חוסכת בצורך ביישום התוכנה אצל מרכז המחשבים שברשותו של הלקוח, דבר החוסך זמן ועלות.

הלוקליזציה כוללת את התאמת המערכת עבור הלקוח, שינוי השפה, ההגדרות, והמידע על פי דרישות ובקשות הלקוח. ביצוע התאמת התוכנה באופן המתאים ביותר עבור החברה הרוכשת.

ולבסוף האינטגרציה, שהיא כוללת את היכולת של המערכת לקשר נתונים ממערכות ארגוניות אחרות הנמצאות ברשות החברה. היכולת להתממשק בקלות למערכות הנמצאות כבר אצל הלקוח.

אלו הנקודות החשובות שרצוי כי נשים לב אליהם בעת בחירת מערכת גיוס, ובעת בחירת הספק שלנו. בלעדיהם, המערכת אינה תעבוד על פי הצורך שלנו, ובמקום לגרום לייעול החברה היא תגרום לבזבוז משאבים וזמן מיותר בניסיון להסתגל למערכת שאינה מותאמת לו.