לכל ארגון יש את שיטות הגיוס הייחודיות והמתאימות לו. על כן, עלינו להכיר את שיטותיו בטרם אנו משנים ומתקינים מערכת גיוס חדשה המתאימה לו. בשביל לייעל ארגון ולעזור לו, הפרמטר העיקרי והחשוב ביותר הוא היכולת לתמוך במערכת הגיוס הקיימת, לשפר ולשדרג אותה במקום לשנותה לגמרי. אם נשנה את המערכת לגמרי יקח זמן לארגון להתרגל וכך אנו בעצם פוגעים בעבודתו.


בשביל שנדע מה כדאי לשנות ואיך לייעל, עלינו לחקור את המערכת הקיימת, מה התכונות או החלקים שאוהבים בה, ומצד שני מהם החלקים הפחות מוצלחים, אלו שמעקבים את העבודה, שכדאי לוותר ורצוי לשנות ולשדרג. את החלקים הפחות טובים של המערכת נגלה על ידי תחקיר העובדים העוסקים בתהליך הגיוס, נשאל אותם על מה הם מבזבזים את רוב זמנם, מה מעכב ומסרבל את העבודה. כשנדע זאת נוכל ביתר קלות לשנות ולהחליף את הבאגים בחלקים איכותיים ומתקדמים יותר.

השלב הראשוני בהטמעת המערכת, היא יצירת רשימה הכוללת את תהליך הגיוס כולו מהשלב בו המועמד ניגש לאתר הפרסום המציע את המשרה ועד לשלב בו הוא מקבל הודעה על התקבלותו או שלילת מועמדתו לעבודה המיועדת, שזהו סיום התהליך. הרצון שלנו הוא לתת פתרון חכם, נכון ואוטומטי לכל שלב מבלי לאבד את היחס האנושי שניתן לכל מועמד.

כאשר התהליך הבסיסי והראשוני נגמר, ניתן לעלות שלב ולהוסיף למערכת הגיוס שדרוגים על פי האופציות הקיימות בתוכנה אותה אנו מעוניינים להטמיע. כמובן שהכל צריך להיות בהתאם לחברה ולאנשים מולם אנו עובדים, עלינו לשים לב מי הם הלקוחות שלנו, מהם המשרות ומי הם המועמדים.

הטמעה מוצלחת היא הטמעה שבסופה המשתמש יודע ומכיר את המערכת במלואה, יודע למי ניתן לפנות ולהתייעץ כאשר יש לו שאלה, או כאשר הוא מעוניין בייעול נוסף. לעיתים הטמעה יכולה לקחת שבוע ולעיתים אף כמה חודשים. רצוי לא להתייאש באמצע למרות הקשיים משום שזה בכל זאת מערכת חדשה המצריכה למידה. לאחר הלמידה מובטח לכם שלא תתחרטו. אנו בטוחים שתגידו שאינכם מוכנים לדבר אפילו על חזרה לשיטה הישנה.